Collecte de données en ligne

Veille : apprenez à définir votre besoin

La démarche de veille est désormais utilisée partout.

La preuve : j’ai été contacté à titre gracieux hier par un groupe d’amis, désireux de se préparer efficacement à l’épreuve écrite d’admissibilité d’un concours de la Fonction Publique organisé par un ministère, peu importe lequel.

N’étant pas familier avec ce type de concours, ma première interrogation a été : qu’est-ce que je peux faire pour vous ?

De leurs explications, j’ai compris que l’épreuve exigeait d’eux qu’ils démontrent leurs capacités non seulement à présenter les pièces d’un dossier, mais à fournir des réponses aux questions qui pourraient émerger lors de cette présentation. Des réponses qu’une connaissance de l’actualité leur permettraient de fournir.

Une difficulté s’est cependant présenté : au moment de leur préparation, les candidats ignorent le sujet sur lequel ils seront interrogés. Dès lors, mes amis ont commencé par solliciter une « veille 360°« .

Il s’agit là d’un cas classique lorsqu’un professionnel de la veille se trouve en phase de compréhension des besoins de son interlocuteur, qu’il s’agisse d’un client, d’un collègue ou d’un supérieur hiérarchique. En l’espèce, la « veille 360° » n’est pas un besoin, mais une demande. Il importe de bien différencier les deux. La demande est la solution que l’interlocuteur estime la plus appropriée. Le besoin se caractérise davantage par un sentiment de manque, qu’il soit ou non totalement ou partiellement conscient chez l’interlocuteur qui l’exprime. Or, la demande n’est pas toujours la solution la plus pertinente pour combler le manque à l’origine du besoin.

Dans ce cas précis, le manque ne vient pas de l’ignorance de l’actualité en cours, ni même du sujet à venir, mais de la manière de le traiter. J’ai d’ailleurs pu le vérifier lorsque mon regard est tombé sur une pile de journaux. Manifestement, les données étaient déjà collectées. Le besoin portait donc sur leur traitement. Et mes amis se trouvaient dans la situation classique d‘infobésité : ils étaient partis à la chasse à l’information sans définir, au préalable, leur besoin. De ce fait, ils ne disposaient pas d’une grille d’analyse leur permettant de traiter ces données, et se retrouvaient ensevelis sous une pile d’éléments inexploitables.

Le premier travail qu’ils ont dû fournir a été de reprendre le rôle du Ministère concerné et ses interactions avec les autres acteurs nationaux ou régionaux. De cette investigation, ils ont détecté des thématiques sur la base desquelles les données collectées ont pu être classées et analysées. L’analyse a, en outre, révélé des interactions entre ces thématiques.

Là aussi, cette situation se retrouve régulièrement dans les organisations confrontées à des environnements de plus en plus complexes. Sans prononcer le mot, je les ai donc fait passer d’une démarche d’inventaire, toujours fastidieuse et superficielle, à une démarche systémique. Pour rappel, la pensée systémique se caractérise par la compréhension des interactions entre l’organisation et les différents acteurs d’un environnement déterminé.

Mais leur besoin ne s’est pas arrêté là : travaillant à plusieurs, ils voulaient mettre en place, grâce à Internet, un outil accessible par chacun d’eux qui leur permettrait de trouver toutes les données dont ils avaient besoin sur un support unique. C’est donc très naturellement que l’e-mail s’est retrouvé hors course, et qu’ils ont dû trancher entre  l’agrégateur de flux RSS, l’outil de curation ou le blog.  Une fois de plus, l’écoute des besoins a fait émerger les outils techniques les plus appropriés. Au passage, cet exemple vécu illustre le lien qui unit la démarche de veille et celle de Knowledge Management.

La morale de l’histoire est donc la suivante : perdre un peu de temps pour définir le besoin permet ensuite d’en gagner beaucoup. D’où cette formule d’Abraham Lincoln : « si j’avais quatre heures pour couper un arbre, j’en passerais trois à affûter la hache« .

3 réflexions au sujet de « Veille : apprenez à définir votre besoin »

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