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Un chargé de Veille participe à une mission de recrutement

Comment procéderait un chargé de Veille en stage au sein d’une TPE pour participer au recrutement d’une assistante de gestion chargée de seconder le Directeur Commercial ?

Sur le plan humain, il s’agit d’une entreprise familiale de 4 personnes (le dirigeant, sa fille à l’accueil, son épouse à la Comptabilité et son gendre Directeur Commercial), spécialisée dans la location de véhicules frigorifiques, qui existe depuis 5 ans. Cette entreprise ne dispose pas en interne d’une personne dédié au recrutement. Elle souhaite, en outre, rester en deçà du seuil de 10 salariés, effectif à partir duquel elle serait assujettie à la taxe sur la formation. Le besoin en effectifs est donc satisfait par des stagiaires, découvert à travers le réseau personnel de l’épouse du dirigeant. En effet, celle-ci est membre d’une association de soutien scolaire. C’est d’ailleurs par ce réseau que notre Chargé de Veille a trouvé son stage.

Sur le plan informatique, l’entreprise dispose d’un ERP de type SAP développé par un prestataire externe, qui lui permet de gérer les commandes de ses clients.

Pour le chargé de Veille, la mission semble, de prime abord, déborder le cadre de sa convention de stage, d’une durée de 6 mois : mise en place et suivi d’un processus de veille au sein d’une PME. Il est cependant conscient de l’asthénie du marché de l’emploi sur le secteur de l’Intelligence Economique. Cette mission constitue donc à ses yeux un laissez-passer pour, au mieux, entrer dans la TPE, au pire se repositionner sur le marché des professionnels du recrutement. Dans les deux cas, une issue de secours s’il ne trouve pas de débouchés professionnels à sa sortie d’études.

Investi de cette délicate mission, notre chargé de Veille déroule son « cycle du renseignement », et commence par délimiter le périmètre de son intervention : une assistante de gestion, pour quoi faire ?

Son attention est alors attirée par un article sur le rôle de l’assistante de gestion au sein du service commercial. Au milieu de l’analyse, une phrase retient son attention : « Dans un contexte économique difficile où les fournisseurs ont du mal à décrocher des contrats, ceux qui sont signés doivent être honorés, les commandes rigoureusement suivies et les acheteurs satisfaits. »

En clair : réduisons l’activité de conquête commerciale et concentrons nous sur la fidélisation du portefeuille de clients existant en attendant des jours meilleurs.

De cela, notre chargé de Veille déduit que l’assistante de gestion se devra donc de jouer le rôle dévolu à l’Administration des Ventes : outre les missions classiques (tenue d’agenda, organisation des déplacements et des réunions…), elle sera l’interface avec le service Production, le prestataire transporteur et, bien sûr, le client, notamment dans le cadre de la relance des impayés, premier signal d’alarme d’une possible insatisfaction…à moins qu’il ne s’agisse d’un passage à vide financier, laissant présager une baisse des commandes ou la disparition pure et simple du client. Mais aussi pour s’assurer de la réception par le client de l’offre de l’entreprise.

Se souvenant de ses cours, le chargé de Veille déplore alors que les entreprises françaises confrontées à une crise n’en retiennent que l’aspect menaçant. En l’espèce, cette attitude pour le moins prudente fera le jeu d’un nouvel entrant sur le marché, pour peu qu’il soit audacieux. Il peut s’agir d’un nouvel arrivant national, à la faveur d’une évolution technologique, ou étranger. Car si, dans notre beau pays, crise est synonyme de danger, dans d’autres cultures, elle représente des opportunités à saisir.

Fort de cela, il est donc possible de dérouler

STRATEGIE

Le Chargé de Veille, ignorant totalement les arcanes du recrutement, mais soucieux d’affiner le portrait-robot de la future perle rare, va donc voir le Directeur Commercial et pose la question bête à 1 euro : quelles sont les orientations commerciales de l’entreprise ? Pour lui, deux options co-existent :

  1. 1.       Stratégie de continuité : l’entreprise fait le dos rond et pratique une politique de fidélisation de la clientèle. Si une telle option limite la prise de risque, elle n’en demeure pas moins peu porteuse d’inquiétude pour la concurrence, qu’il s’agisse de nouveaux entrants ou d’entités bien installées. Une telle option suppose, au préalable, que le client se trouve déjà au cœur du discours marketing de l’entreprise, que ce soit dans le cadre de la communication institutionnelle de l’entreprise (sites institutionnels, portails, presse…) ou conversationnel (blogs, fora, medias sociaux…). Faute de quoi, l’internaute remarquera rapidement la volte-face, ce qui mettra l’image de l’entreprise en porte-à-faux.

Si la stratégie de l’entreprise penche dans ce sens, notre chargé de Veille, qui délimite toujours le périmètre de sa recherche, va, à l’issue d’une synthèse des annonces trouvées au hasard de ses recherches sur les job boards, inventorier et présenter les talents que devra manifester la candidate idéale :

–          Expérience au sein d’une Direction Commerciale

–          Maîtrise du Pack Office (essentiellement Word et Excel)

–          Suivi des ventes,

–          Mise à jour des indicateurs commerciaux (marges, prix…)

–          Création & mise à jour des comptes clients

–          Enregistrement des commandes

–          Relances d’impayés

–          Gestion de réclamations

  1. 2.       Stratégie de rupture : l’entreprise prend le secteur à contre-pied en privilégiant la conquête. Cette conquête peut se cantonner au marché national, ou viser une cible européenne, voire extra européenne. Cette option a le mérite de bousculer la concurrence, qui doit décider si elle suit le gros du peloton ou celui qui tente l’échappée, pour reprendre une terminologie en vigueur dans le cyclisme. Cela suppose néanmoins que l’entreprise qui choisit la rupture a évalué le risque pris et sait le gérer, sous peine de se retrouver dans une position délicate. La structure dispose t-elle des financements suffisants pour commercer avec des partenaires étrangers ? Le produit est-il suffisamment innovant ? Le marché étranger familier ? Le recrutement de l’assistante de gestion s’inscrit-il dans une démarche de recrutement plus vaste ?

Les talents requis par l’assistante de gestion diffèreront alors. L’assistante de gestion pourra être davantage une assistante commerciale, voire une assistante Administration des Ventes Export, si l’entreprise s’oriente sur cette voie. Pour le savoir, il suffira à notre chargé de Veille de poser une question : ce recrutement est-il isolé, ou s’inscrit-il dans une campagne plus large ?

Quoi qu’il en soit, outre l’expérience au sein d’une Direction Commerciale, la candidate manifestera les savoir-faire suivant :

–          Prospection commerciale et prise de rendez-vous qualifiés,

–          Préparation des présentations Powerpoint…

–          Maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères (anglais, chinois…)

–          Préparation et suivi des appels d’offre (nationaux ou européens)

–          Préparation de dossiers de demande de financement (auprès d’organismes nationaux ou européens…)

–          Connaissance des modes de paiement internationaux (lettre de crédit documentaire), de la documentation (certificats d’origine…), du transport international (INCOTERMS…)

Le chargé de Veille souligne alors que les deux profils, bien qu’exerçant le même métier, sont sensiblement différents. En procédant ainsi, il participer à la réflexion sur le positionnement, le marketing et la communication de l’entreprise.

VEILLE

La démarche portera sur deux axes :

  1. Recherche de la candidate : le chargé de Veille optera pour plusieurs axes de recherche. Il va sans dire que la liste n’est pas limitative.

Les job boards : c’est le premier réflexe du recruteur. Cependant, à côté des généralistes existent des spécialistes, notamment orientés vers l’international, qui pourront s’imposer dans certains contextes. L’inconvénient du « job board », c’est que les candidatures ne correspondent pas toujours au poste à pouvoir, d’où un processus de sélection parfois chronophage.

Les réseaux sociaux : si la démarche devient de plus en plus évidente, même pour des personnes profanes en veille, encore faut-il savoir s’y prendre, et notamment mettre en place la requête de recherche qui ne vous noiera pas sous des tonnes de résultats sans rapport avec le besoin en information.

Les banques de CV : Là encore, la bonne requête de recherche fera la différence…ainsi que les sites spécialisés.

Les fora : une manière simple et efficace d’entrer en contact avec les professionnels du métier de manière informelle. Il existe notamment un forum dédié aux professionnels du secrétariat et de l’assistanat. Pour autant, les fora généralistes ne doivent pas être sous-estimés.

Les salons : encore faut-il que le délai de recrutement s’y prête. Mais il est possible d’y trouver la perle rare, comme au Carrefour des Assistantes.

  1. Surveillance des concurrents : la veille des « job boards » permettra d’évaluer les profils recherchés par les entreprises concurrentes, qu’il s’agisse d’une concurrence directe (autres loueurs de véhicules frigorifiques) ou connexes (producteurs & vendeurs). Une veille sur certains concurrents laisse apparaître, en outre, qu’ils opèrent à l’international. Un argument de plus qui permettra de justifier le recours à une stratégie de rupture (voir plus haut) si le contexte interne de l’entreprise s’y prête.

RESEAUX

Les réseaux institutionnels :

Le recours aux syndicats professionnels, tels que la Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat, ou aux organismes institutionnels, comme la Chambre de Commerce, permettent de poser une annonce, qui sera lue par des candidats avertis, et non par le tout venant comme c’est souvent le cas sur les « job boards ».

Les réseaux « de fait »

Ils se constituent de réseaux dont l’objectif premier n’est pas tourné vers l’entreprise, mais que celle-ci peut utiliser à son profit.

Les écoles : elles forment les professionnelles qui, pour valider leur formation, doivent effectuer une période de stage ou d’alternance, au cours de laquelle elles doivent mettre en œuvre leurs acquis théoriques. Certaines diffusent les offres de stages ou d’emploi. Un bon moyen pour former un(e) jeune à la culture professionnelle de l’entreprise, même si le recruté ne disposera pas d’une expérience professionnelle, ce qui imposera à l’entreprise une période de formation avant que le candidat atteigne sa vitesse de croisière. Un peu d’astuce dans l’élaboration de la requête de recherche permettra au chargé de Veille de les débusquer.

Les BDE : les bureaux des étudiants constituent toujours une aide complémentaire aux étudiants en recherche de stage ou d’emploi, pour peu qu’ils soient actifs. Ils entretiennent des relations avec les anciens étudiants désormais en poste, qui créent ainsi une chaîne de solidarité. Par ce fait, ils représentent un intermédiaire à intégrer par l’entreprise dans sa démarche de recrutement. Le chargé de Veille les prendra donc en compte, et nouera des liens avec eux pour débusquer la perle rare.

Sans oublier l’épouse du dirigeant et l’association de soutien scolaire dont elle est membre…

Des réseaux immatériels : les réseaux sociaux

S’ils constituent un indéniable outil de Veille, comme nous l’avons vu précédemment, les réseaux sociaux servent aussi de relais de transmission à l’entreprise. Le chargé de Veille se rendra alors compte, à cette occasion, que l’entreprise qui l’a accueilli n’a aucune présence au sein de ces réseaux. Une occasion de mettre en valeur ses connaissances pour afficher l’entreprise et ses valeurs, ainsi que le besoin ponctuel en personnel.

KNOWLEDGE MANAGEMENT

Le temps où un salarié effectuait l’ensemble de sa carrière au sein de la même entreprise a disparu avec les Trente Glorieuses. Et les démarches de prospection sur le marché de l’emploi sont consommatrices en temps et en énergie.

Soucieux d’économiser le sien, le Chargé de Veille saura se constituer, à partir des candidatures reçues, un vivier de candidats potentiels qu’il complètera des annotations de comptes rendus d’entretiens, lorsque ceux-ci auront été reçus dans l’entreprise. Pour la mise en place de ce système d’archivage, le billet « optimiser une banque de CV » reste d’actualité.

RENSEIGNEMENT

Sur la lancée, le Chargé de Veille aurait également pu gérer l’élaboration d’une grille d’évaluation des candidats et d’un questionnaire, en comparant notamment le savoir-être nécessaire pour occuper une fonction de secrétaire ou d’assistante avec celui des candidates. Bien que n’étant pas habilité à faire passer ni à interpréter les tests de type MBTI ou PAPI, il dispose, de par sa formation en Intelligence Economique, de connaissances basiques en psychologie, notamment le comportement adopté lors de situations d’urgence, la gestion du temps et des objectifs ainsi que la définition d’une échelle des valeurs, toutes connaissances lui permettant de mettre en place un protocole d’entretien moins directif que celui habituellement pratiqué par les recruteurs.

Cependant, le dirigeant de l’entreprise et son gendre ont préféré faire passer les entretiens eux-mêmes.

De ce cas d’école émergent deux enseignements :

Le Chargé de Veille n’est pas un recruteur : le rôle du recruteur est, notamment, de définir au plus près le profil du titulaire du poste, notamment en identifiant les compétences clé et les comportements requis, de mener l’entretien de recrutement en prenant en compte les attentes de l’entreprise, les normes légales en vigueur mais aussi, par le biais de l’intégration, de s’assurer que sur un plan professionnel autant qu’humain, le nouveau venu s’intègrera à l’entreprise. Et il dispose pour ce faire, contrairement au chargé de Veille, d’une formation qui le prépare à ces missions. Dès lors, substituer au recruteur le chargé de Veille fut une erreur de l’entreprise. Et notre chargé de Veille stagiaire devrait songer à suivre une formation complémentaire, même courte, avant que de d’entrer dans la peau d’un recruteur.

Par contre, le chargé de Veille, de par sa connaissance d’un Web de plus en plus complexe, constitue un allié précieux pour le recruteur.

Le recruteur n’est pas en charge de la veille : car si le chargé de Veille n’a pas vocation à mener un recrutement, il n’appartient pas davantage à un chargé de recrutement de passer du temps sur Internet à rechercher des profils ou à diffuser des annonces sur les réseaux sociaux. « Une place pour chacun, et chacun à sa place » devrait être le credo de tout dirigeant. Au chargé de Veille l’utilisation professionnelle d’Internet, au recruteur l’évaluation et la validation des compétences du candidat et son intégration dans l’entreprise. Il convient donc de tordre le cou à une idée qui se répand en entreprise, selon laquelle tout le monde pourrait tout trouver sur Internet. Si le souci de faire des économies est louable, les conséquences n’en sont pas moins préjudiciables à l’entreprise : chacun est chez lui partout, tout le monde s’occupe de tout, personne n’est responsable de rien.

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